Jak uspořádat nezapomenutelné firemní setkání nebo konferenci?
Je zcela jedno, zda pořádáte setkání managementu firmy, akci pro celou společnost nebo konferenci pro několik tisíc účastníků. Klíčem k úspěchu je perfektní příprava. Organizace musí být pečlivá a příprava musí zahrnovat mimo jiné výběr prostor včetně technického zázemí a ozvučení, občerstvení, účastníků i kvalitních řečníků. Neméně důležitým prvkem je doprovodný program pro účastníky, příp. pro jejich doprovod.
I dvouletá příprava
U konference s několika sty účastníky je nutné počítat s dvouletou přípravou. Rozhodující je výběr termínu, který nebude kolidovat se státními svátky, prázdninami a programem hlavních řečníků. Po volbě termínu následuje pronájem konferenčních prostor, které splňují požadavky na vzhled, kapacitu, technické vybavení, blízkost ubytovacích kapacit, catering.
U technického vybavení jsou nejdůležitější požadavky na osvětlení, ozvučení, projekci a řečnickou, příp. tlumočnickou techniku. Samozřejmostí konferenčních sálů je dnes možnost wi-fi připojení pro všechny účastníky.
Výběr řečníků a programu
Uspořádat konferenci je nejen běh na dlouhou trať, organizátoři musí mít kromě vytrvalosti i smysl pro orientaci a talent na překonávání překážek. Kromě zajištění prostor, příp. ubytování či cateringu na místě, je nejdůležitější program a obsahová stránka konference. Je nutné zajistit kvalitní řečníky z oboru, kteří dokáží zaujmout natolik, že účastníci zůstanou do konce prezentace. Neméně důležitý je také doprovodný program, který obohatí účastníky akce o zážitky z místa konání. Může se jednat o prohlídku města, interaktivní nebo sportovní zábavu, ale stejně tak nevšední prožitek v podobě večerního koncertu nebo tanečních lekcí.
Čím dříve, tím lépe
A jak oslovit účastníky? V dnešní době je vhodné kromě papírových pozvánek dát vědět účastníkům pomocí e-mailové komunikace a prezentací na sociálních sítích. Samozřejmě zde platí pravidlo, že čím dříve budou potenciální účastníci vědět o konání konference, tím větší pravděpodobnost, že přijedou. Nebojte se proto termín konference rozeslat e-mailem pomocí předpozvánky (tzv. save the date) ještě před samotnou organizací celého projektu. Samotnou akci prezentujte ve firemních bulletinech, v odborném tisku nebo pomocí médií a novinářů zabývajících se daným tématem.
Přidat komentář
PORADENSTVÍ PRO ŽENY
"odborné i neodborné rady"