Úvodní stránka » Životní styl » Jak uspořádat nezapomenutelné firemní setkání nebo konferenci?

Jak uspořádat nezapomenutelné firemní setkání nebo konferenci?

Je zcela jedno, zda pořádáte setkání managementu firmy, akci pro celou společnost nebo konferenci pro několik tisíc účastníků. Klíčem k úspěchu je perfektní příprava. Organizace musí být pečlivá a příprava musí zahrnovat mimo jiné výběr prostor včetně technického zázemí a ozvučení, občerstvení, účastníků i kvalitních řečníků. Neméně důležitým prvkem je doprovodný program pro účastníky, příp. pro jejich doprovod.

I dvouletá příprava

U konference s několika sty účastníky je nutné počítat s dvouletou přípravou. Rozhodující je výběr termínu, který nebude kolidovat se státními svátky, prázdninami a programem hlavních řečníků. Po volbě termínu následuje pronájem konferenčních prostor, které splňují požadavky na vzhled, kapacitu, technické vybavení, blízkost ubytovacích kapacit, catering.

firemní setkání

U technického vybavení jsou nejdůležitější požadavky na osvětlení, ozvučení, projekci a řečnickou, příp. tlumočnickou techniku. Samozřejmostí konferenčních sálů je dnes možnost wi-fi připojení pro všechny účastníky.

Výběr řečníků a programu

Uspořádat konferenci je nejen běh na dlouhou trať, organizátoři musí mít kromě vytrvalosti i smysl pro orientaci a talent na překonávání překážek. Kromě zajištění prostor, příp. ubytování či cateringu na místě, je nejdůležitější program a obsahová stránka konference. Je nutné zajistit kvalitní řečníky z oboru, kteří dokáží zaujmout natolik, že účastníci zůstanou do konce prezentace. Neméně důležitý je také doprovodný program, který obohatí účastníky akce o zážitky z místa konání. Může se jednat o prohlídku města, interaktivní nebo sportovní zábavu, ale stejně tak nevšední prožitek v podobě večerního koncertu nebo tanečních lekcí.

konference

Čím dříve, tím lépe

A jak oslovit účastníky? V dnešní době je vhodné kromě papírových pozvánek dát vědět účastníkům pomocí e-mailové komunikace a prezentací na sociálních sítích. Samozřejmě zde platí pravidlo, že čím dříve budou potenciální účastníci vědět o konání konference, tím větší pravděpodobnost, že přijedou. Nebojte se proto termín konference rozeslat e-mailem pomocí předpozvánky (tzv. save the date) ještě před samotnou organizací celého projektu. Samotnou akci prezentujte ve firemních bulletinech, v odborném tisku nebo pomocí médií a novinářů zabývajících se daným tématem.

Přidat komentář

Zvýrazněné položky jsou povinné.

PORADENSTVÍ PRO ŽENY

"odborné i neodborné rady"